Wiedzą dzieli się Colliers International

10 błędów najczęściej popełnianych przez najemców biurowych.

Na co zwracać uwagę szukając powierzchni biurowej

W Polsce mieszkam od ponad 17 lat. W tym czasie byłem świadkiem niesamowitych zmian jakie dokonały się na rynku nieruchomości biurowych, zarówno pod względem ilości jak i jakości istniejącej podaży. Mówiąc w skrócie – rynek dojrzał, wyróżnia się dużą liczbą profesjonalistów zarówno wśród właścicieli, jak i doradców.

Zmienili się też najemcy: sprawniej analizują swoje potrzeby i potrafią je jasno sprecyzować. Coraz częściej tworzą wewnętrzne zespoły, które mają dbać o wysoką jakość obsługi transakcji zawieranych przez firmę na rynku nieruchomości.

Mimo to, wielokrotnie widziałem najemców tracących szanse na skorzystanie z najlepszych dostępnych rozwiązań. Gdzie tkwi przyczyna?

Najemcy powinni przeanalizować swoje potrzeby biznesowe. To podstawa do szukania optymalnego biura Często problemy wynikają z czynników zewnętrznych – szybko zmieniająca się rzeczywistość wpływa na czas transakcji i tym samym powoduje znaczące zmiany w wymaganiach dotyczących powierzchni.

Poniżej przedstawiam dziesięć błędów, które najczęściej popełniają firmy poszukujące powierzchni biurowych lub renegocjujące umowy najmu. Warto wiedzieć, że w większości przypadków można ich uniknąć.

1. Zbyt późne rozpoczęcie poszukiwań nowego biura lub renegocjacji umowy najmu

Niedoszacowanie czasu potrzebnego do przeprowadzenia skutecznych negocjacji warunków umowy lub znalezienia nowej powierzchni stawia najemców w sytuacji niewielkiego wyboru, prowadząc często do przedłużenia umowy na niekorzystnych warunkach.

Pamiętajmy, że im wcześniej rozpoczniemy proces negocjacji, tym większy będziemy mieli wybór. W przypadku nowego budynku wcześniejsze rozpoczęcie negocjacji oznacza także, że będziemy mieli większy wpływ na ostateczny kształt projektu.

2. Brak jasno określonych celów biznesowych i cech jakie powinna posiadać nieruchomość

Najemcy biur powinni włożyć maksimum wysiłku w analizę swoich potrzeb biznesowych i na tej podstawie przystąpić do szukania właściwej nieruchomości. Ten etap należy przeprowadzić jeszcze przed rozpoczęciem procesu renegocjacji lub poszukiwania nowego budynku. Pamiętajmy, że każda późniejsza zmiana wydłuża proces uzgodnienia umowy najmu (np. trzeba powtórzyć wstępne negocjacje) i w efekcie może doprowadzić do utraty najlepszej oferty.

3. Koncentrowanie się wyłącznie na aspektach finansowych, zapominając o prawdziwej wartości nieruchomości

Bardzo łatwo jest porównywać nieruchomości, patrząc wyłącznie na koszty z nimi związane. Ale nie możemy zapominać, że wybór biura ma także wpływ na produktywność, zadowolenie i zdrowie pracowników. To właśnie te pozakosztowe cechy nieruchomości świadczą o jej prawdziwej wartości.

Chcesz wiedzieć więcej? Pobierz raport: Zdrowie i produktywność w zrównoważonych budynkach

4. Brak kierownika projektu odpowiedzialnego za koordynację procesu najmu

Wybór nieruchomości często staje się sprawą „polityczną”. Wiele osób w firmie ma sprecyzowane poglądy na temat nieruchomości, chcą być zaangażowani w wybór budynku i decydować o projekcie aranżacji.

Udział pracowników na etapie określania potrzeb jest oczywiście bardzo istotny, ale równie ważny jest wybór komitetu prowadzącego i nadzorującego cały proces najmu. Niezbędna jest osoba, która ostatecznie dokona wyboru. Warto wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za koordynację przepływu informacji do zewnętrznych dostawców takich, jak: projektanci, wynajmujący i wykonawcy. Pamiętajmy, że tam gdzie odpowiedzialność za koordynację przepływu informacji spoczywa na grupie, a nie na jednej osobie, komunikacja jest wolniejsza i mniej skuteczna i zazwyczaj prowadzi do opóźnień i konfliktów.

5. Niedokładna kalkulacja zapotrzebowania na powierzchnię

Przewidując rozwój firmy i jej przyszłe zapotrzebowanie na powierzchnię najemcy bazują najczęściej na danych dotyczących obecnie zajmowanego biura i liczby pracowników. Często ignorują zmiany wynikające z postępu technologii i sposobu wykorzystywania miejsca pracy. Tymczasem przeanalizowanie tych zmian na początku procesu może prowadzić do bardziej efektywnego wykorzystania przyszłego biura i tym samym do zmniejszenia zapotrzebowania na wynajmowaną powierzchnię.

6. Niedoszacowanie czasu potrzebnego na zwolnienie zajmowanej powierzchni

W umowach najmu są zawarte klauzule mówiące o tym, w jakim stanie należy zwrócić zajmowaną powierzchnię po zakończeniu umowy najmu. Często najemca powinien zdać lokal w takim stanie, w jakim go otrzymał. W sytuacji, gdy w trakcie użytkowania w pomieszczeniach doszło do usterek należy je usunąć. Warto się do tego przygotować na wiele miesięcy przed wyprowadzką. W przeciwnym wypadku najemca może nie zdążyć na czas oddać zajmowanej powierzchni i będzie zmuszony ponosić koszty związane z przedłużającym się najmem lub nawet płacić kary umowne wynikające z zapisów umowy. Dodatkowe koszty pojawią się też w chwili gdy najemca będzie miał za mało czasu na znalezienie wykonawcy i zakup materiałów. Pojawia się ryzyko, że nie mając czasu na wybór, negocjacje i standardowe warunki dostaw materiałów i wykonania robót prace remontowe będą kosztować znacznie więcej.

7. Uzgadnianie warunków przed analizą planów powierzchni

Brak planu pokazującego w jaki sposób można zaaranżować powierzchnię powoduje, że nie jesteśmy w stanie ocenić jej efektywności. Może się okazać, że kształt biura uniemożliwia rozmieszczenie odpowiedniej ilości stanowisk pracy, które powinny mieć zapewnione odpowiedni dostęp do światła dziennego i znajdować się we właściwej odległość od wyjść ewakuacyjnych.

8. Brak dokładnej analizy kosztów wykończenia powierzchni w budynkach z tzw. krótkiej listy

Wiele kosztów można uznać za niezależne od wybranego budynku (np. koszty wykładziny, którą chcemy zastosować). Warto jednak pamiętać, że koszty budowlane mogą być już zależne od wybranego budynku. Część z nich będzie wymagać poważniejszych prac aranżacyjnych. Możemy na przykład trafić na skomplikowane instalacje. Ponadto, w niektórych budynkach część prac może być zlecona tylko konkretnym firmom konserwacyjnym.

To wszystko przekłada się na koszty – różnica w konkurencyjnych budynkach może w skrajnych przypadkach przekraczać nawet 400 euro za mkw.

9. Brak zapisów dotyczących ewentualnej ekspansji

Wpływa to na słabszą pozycję negocjacyjną w późniejszym terminie (w przypadku, gdy dostępna jest powierzchnia w tym samym budynku). W niektórych przypadkach może to doprowadzić do podziału biura między budynkami, co będzie miało wpływ na działania operacyjne firmy oraz na poziom satysfakcji pracowników.

10. Brak wiedzy o przyszłych inwestycjach na rynku

Często najlepsze warunki uzyskać można w budynkach, które jeszcze nie powstały. Umowy typu „pre-lease” mają znaczący wpływ na finansowanie inwestycji i w efekcie pozwalają deweloperowi na rozpoczęcie budowy. Takie umowy są dla niego znacznie cenniejsze i dlatego może zaoferować korzystniejsze warunki dla najemcy.