Wiedzą dzieli się Colliers International

Biuro z budką telefoniczną!.

Jak zadbać o komfort pracowników prowadzących rozmowy telefoniczne

Tradycyjne budki telefoniczne powoli odchodzą w niepamięć i znikają z krajobrazu naszych miast. Coraz częściej jednak można je zobaczyć w nowej odsłonie – w nowoczesnych aranżacjach biur. Dlaczego tak się dzieje? Niezależnie od kontynentu czy kraju budki zapewniają bardziej komfortowe warunki pracy. Rozmówcy znajdą w nich miejsce na swobodną, poufną konwersację, nie przeszkadzając osobom pracującym w ich otoczeniu. Badania nad wpływem środowiska pracy wykazały, iż poczucie prywatności oraz poziom hałasu to czynniki silnie związane z ogólnym poziomem satysfakcji z pracy. Warto więc zastanowić się, czy nasze biuro zaspokaja te podstawowe potrzeby w odniesieniu do rozmów telefonicznych.

W poszukiwaniu cichego zakątka

Zgodnie z ogólnie przyjętym kanonem zachowań w biurze, aby wykonać lub odebrać telefon pracownik powinien opuścić przestrzeń dzieloną z innymi współpracownikami. Gdzie jednak ma się udać? Po odebraniu połączenia pracownicy rozpoczynają poszukiwania dogodnego miejsca na rozmowę, co często okazuje się niełatwym zadaniem. Wiele biur nie jest przystosowanych do prowadzenia rozmów telefonicznych Prowadząc  badania wykorzystania przestrzeni u naszych klientów codziennie spotykamy pracowników spacerujących i prowadzących rozmowy na korytarzach, czy też w print room’ach. Częstą praktyką jest także zajmowanie kilku- czy kilkunastoosobowych sal konferencyjnych. Powoduje to nieefektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej i uniemożliwia skorzystanie z tego pomieszczenia przez większą grupę osób. Jeden z pracowników przyznał, że odbierając telefon automatycznie zmierza zwykle w kierunku szatni. Osoby prowadzące rozmowy telefoniczne spotykamy także w archiwach, kuchniach, magazynkach, a nawet w toaletach. Jeden z managerów wyznał, iż w celu przeprowadzenia dłuższych negocjacji telefonicznych udaje się do służbowego samochodu, gdyż w biurze nie ma odpowiedniego miejsca do wykonania tego zadania. Wszystkie zaobserwowane i zasłyszane przez nas sytuacje mają jeden wspólny mianownik – pracownicy próbują „oswoić” dostępną przestrzeń, gdyż nie jest ona zaprojektowana zgodnie z ich potrzebami i nie wspiera ich w codziennej pracy.

Budki, kapsuły czy wnęki?

W nowoczesnych biurach, projektowanych zgodnie z ideą Activity Based Working, bez trudu znajdziemy miejsce, które będzie pozwalało odciąć się od otaczającego hałasu, zniweluje niskie poczucie prywatności i sprawi, że warunki pracy będą po prostu bardziej komfortowe. Jak powinny wyglądać? Budka telefoniczna może jednocześnie pełnić funkcję pomieszczenia do pracy indywidualnejFirmy produkujące rozwiązania meblowe prześcigają się w pomysłach. Warto zwrócić jednak uwagę na indywidualne potrzeby każdej organizacji, poczynając od liczby takich pomieszczeń, przez ich wielkość, wyposażenie, po rozmieszczenie w obszarze biura. W zależności od charakteru pracy firmy mogą być potrzebne jednoosobowe pomieszczenia na krótsze konwersacje lub też dwu-, trzyosobowe salki do tele- lub wideokonferencji z klientami. Warto pomyśleć też o miejscach, które będą mogły pełnić kilka funkcji jednocześnie, dzięki czemu powierzchnia będzie wykorzystywana bardziej efektywnie. Przykładem jest budka telefoniczna, w której można popracować w skupieniu z laptopem i dokumentami, czy też przeprowadzić krótkie spotkanie.

Funkcjonalność w parze z designem

Przebierając w coraz szerszej ofercie materiałów i kolorów powinniśmy pamiętać przede wszystkim o funkcjonalności tego typu pomieszczeń. Warto zasięgnąć porady specjalisty w kwestiach dotyczących wygłuszenia i zapewnienia odpowiedniej akustyki, aby uniknąć efektu „studni” czy też wydostawania się dźwięku na zewnątrz. Istotna jest też wentylacja – budka będzie stała pusta, jeśli będzie w niej duszno. Niemniej ważny jest wybór designu, pasującego do kolorystyki i stylu otoczenia, aby pomieszczenia te tworzyły spójną całość z pozostałą przestrzenią biura i dodawały jej charakteru. Na koniec, warto stworzyć listę zasad korzystania z nowych stanowisk, najlepiej włączając w ten proces pracowników. Zmiana fizycznej przestrzeni stanowi bowiem pierwszy krok w procesie zmian prowadzających do stworzenia idealnego biura.

Podsumowując, trendy w projektowaniu nowoczesnych biur z miejscami dedykowanymi rozmowom telefonicznym to korzyści dla obu stron – pracownicy zyskują przestrzeń dopasowaną do swoich potrzeb, a pracodawcy odpowiadają na potrzeby pracowników. Komfort miejsca pracy nigdy nie wychodzi z mody!

Więcej o Workplace Innovation »