Wiedzą dzieli się Colliers International

Dokumenty pod kontrolą.

Zewnętrzne archiwa to rozwiązanie na miarę nowoczesnych przedsiębiorstw.

Mimo postępującej cyfryzacji i dynamicznego rozwoju nowoczesnych technologii wiele firm wciąż przechowuje stosy drukowanych dokumentów w swoich biurach. Często wynika to z przyzwyczajeń wyniesionych z czasów, kiedy nie było innej możliwości jak zaaranżowanie firmowego archiwum w piwnicy biurowca. Dziś alternatywą są zewnętrzne archiwa, które umożliwiają przechowywanie dokumentacji w specjalnym magazynie poza biurem, a także jej pełną obsługę – w tym dostarczenie na życzenie klienta wskazanych dokumentów do biura.

Optymalizacja kosztów

Firmy archiwizujące dokumenty we własnym biurze muszą liczyć się z koniecznością przeznaczenia na ten cel dodatkowej powierzchni, a także przygotowania jej do nowej funkcji, np. wzmocnienia posadzki. W zależności od ilości przechowywanej dokumentacji potrzebne może być nawet kilka pomieszczeń. Biorąc pod uwagę koszty wynajmu powierzchni biurowej, przeznaczenie dodatkowej powierzchni na archiwum może być kilkukrotnie droższe niż skorzystanie z usług zewnętrznego archiwum.

Większe bezpieczeństwo

Przedsiębiorstwa, które gromadzą firmową dokumentację w różnych zakamarkach własnego biura, bardzo często mylnie sądzą, że takie rozwiązanie gwarantuje im większe bezpieczeństwo. W rzeczywistości, kiedy dokumenty są rozproszone w wielu miejscach – na ogół w szafach znajdujących się w pobliżu poszczególnych działów – ciężko jest mieć kontrolę nad tym, kto i kiedy miał do nich dostęp. Korzystając z usług archiwum zewnętrznego, możemy mieć pewność, że każda umowa czy faktura jest odpowiednio skatalogowana i w każdej chwili można sprawdzić, kto jako ostatni miał do niej dostęp.

Dedykowane systemy oferowane przez zewnętrzne archiwa umożliwiają też zarządzanie dostępem poszczególnych pracowników do dokumentów. System taki można zwykle dostosować do potrzeb organizacji, a korzystanie z niego jest już wliczone w koszty współpracy z archiwum. Ponadto coraz częściej archiwa oferują nie tylko usługi dostarczenia wersji papierowej, ale także wersji elektronicznej dokumentów.

Inną kwestią związaną z bezpieczeństwem dokumentów jest ich odpowiednie zabezpieczenie przed nieprzewidzianymi zdarzeniami takimi, jak pożar czy powódź, do czego zobowiązane są wszystkie firmy świadczące tego typu usługi.

Obsługa archiwum

W przypadku firm mających do czynienia na co dzień z dużą ilością dokumentów i przechowujących je we własnym zakresie konieczne może być zatrudnienie w strukturach organizacji profesjonalnych archiwistów. W przypadku współpracy z zewnętrznym archiwum dokumenty są odpowiednio opisywanie i archiwizowane już w momencie ich przekazania. Nie ma zatem konieczności zatrudniania dodatkowych osób. To kolejny obszar, w którym można wygenerować oszczędności.

Więcej tekstów Małgorzaty Michalczyk »