Wiedzą dzieli się Colliers International

Finansowe przejęcie nieruchomości w kilku krokach.

Zebranie odpowiedniej dokumentacji to dopiero początek procesu

Rozpoczęcie zarządzania nową nieruchomością, niezależnie od tego czy jest to biurowiec, centrum handlowe czy magazyn, zawsze wiąże się z przejęciem całej dokumentacji finansowej obiektu.

Pod kontrolą

W Colliers podczas obejmowania nieruchomości w zarządzanie tworzone są zespoły, w skład których wchodzą zarządca, będący pierwszym kontaktem dla właściciela oraz osoba zajmująca się finansami. Mają one za zadanie weryfikację całej dokumentacji, w tym także finansowej, opisującej dotychczasowe funkcjonowanie obiektu.

Obejmując pieczę nad nieruchomością, w pierwszej kolejności zarządca powinien zebrać od swojego poprzednika lub właściciela budynku wszystkie niezbędne dokumenty dostarczające wiedzy zarówno o samym obiekcie, jak i o jego najemcach. Zaliczają się do nich: umowy najmu, aneksy, protokoły oraz zabezpieczenia umów najmu.

Kolejnym krokiem jest kontrola zgromadzonej dokumentacji. Wszystko musi zostać dokładnie przeczytane i zweryfikowane. Zasada czterech oczu pomaga zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów w dokumentacjiOprócz zapisów technicznych w umowach najmu sprawdzane są między innymi wysokości stawek czynszu, wielkość zajmowanej przez każdego najemcę powierzchni, informacje o tym, czy przewidziane są okresy bezczynszowe, jaka jest indeksacja, wysokość opłat eksploatacyjnych i kiedy powinno być zrobione ich rozliczenie, a także jakie zabezpieczenie jest wymagane do danej umowy najmu oraz czy zostało ono dostarczone przez najemcę.

Następną czynnością po sprawdzeniu wszystkich danych jest wprowadzanie ich do dedykowanego systemu elektronicznego. Dokonuje tego osoba odpowiadająca za finanse. Do systemu wprowadzane są także informacje o spółce właścicielskiej – potrzebne są więc dane z KRS-u, urzędu oraz dane rachunków bankowych.

Na koniec, tak przygotowane informacje zostają przesłane do akceptacji zarządcy – w myśl zasady czterech oczu (four eyes principle), która jest formą wewnętrznej kontroli i mówi o tym, że wszystkie operacje powinny być sprawdzone przez co najmniej dwie osoby.

Jeśli zdarzy się, że w przejmowanej dokumentacji znajdują się błędy, to właściciel powinien zostać o tym poinformowany i wówczas do niego należy ostateczna decyzja, jak dalej procedować.

Dobrze zaplanowane

Za każdym razem, kiedy przejmowane jest zarządzanie nową nieruchomością konieczne jest stworzenie harmonogramu prac. Czas na przejęcie dokumentacji jest zawsze ustalany indywidualnie. Czasem dokumenty są udostępniane dopiero w momencie faktycznego przejęcia opieki nad nieruchomością lub w momencie sfinalizowania transakcji kupna i rzeczywistej zmiany właściciela obiektu.

Przejmowanie nieruchomości to nie tylko przejmowanie operacyjne, ale i finansowe. Dlatego bardzo istotne jest, aby już na samym początku odpowiednio uregulować proces współpracy z  właścicielem nieruchomości oraz firmą księgową. To bardzo ułatwia późniejszą, codzienną pracę. Równie ważne jest, aby na samym początku poznać potrzeby właściciela, jakiego typu raportów i informacji, w jakim czasie przesyłanych, oczekuje od zarządców. W większości przypadków zarządcy są zobowiązani co miesiąc przesyłać do właściciela nieruchomości raporty finansowe z listą przychodów, kosztów, zestawieniem zobowiązań, należności ,zabezpieczeń, rozliczeniem opłat eksploatacyjnych oraz realizacją budżetu operacyjnego.

Po takim przygotowaniu i sprawdzeniu całej dokumentacji zarządca oraz dział finansowy są gotowi do rozpoczęcia pracy na nieruchomości.

Przeczytaj też jak zaplanować budżet nieruchomości »