Wiedzą dzieli się Colliers International

HR otwiera drzwi.

Jak zapewnić komfort i dyskrecję działowi HR pracującemu na open space?

Mimo, że od kilku lat zdecydowana większość firm rezygnuje z oddzielnych pokoi na rzecz otwartej przestrzeni biurowej, to praca działu HR na powierzchni typu open space, a nie za zamkniętymi drzwiami, nadal potrafi wzbudzić zdziwienie. Ze względu na poufność danych i prowadzonych przez pracowników działu rozmów, zarówno z innymi pracownikami, jak i kandydatami biorącymi udział w procesach rekrutacji wydaje się, że funkcjonowanie na otwartej przestrzeni jest niemożliwe. Przykład Colliers pokazuje, że jest to nie tylko możliwe, ale również bardzo pożyteczne.

Proste rozwiązania

Aby zachować zasady poufności, które obowiązują pracowników działu HR dobrze jest, gdy siedzą oni blisko siebie, aby mogli komfortowo i sprawnie dzielić się informacjami. Przy pracy na open space konieczne jest też wprowadzenie procedur dotyczących obiegu dokumentów. W przypadku Colliers dokumenty działu HR, które akurat są opracowywane i leżą na biurkach są chowane, kiedy pracownicy opuszczają swoje stanowiska pracy. Przy pomocy osłon i szafek odgradzających nasze biurka od przejścia, dbamy, by nikt, nawet przypadkowo przechodząc obok, nie mógł do nich Bliskość i otwarta współpraca z innymi działami firmy wpływa na pozytywne samopoczucie pracowników działu HRzajrzeć. Pod koniec dnia pracy wszystkie szafki, w których gromadzone są dokumenty zamykane są na klucz. Klucze zaś są chowane w miejscu, do którego mają dostęp tylko uprawnione osoby. Szafek jest stosunkowo mało, ponieważ tak jak w całej firmie również dział HR obowiązuje zasada, aby nie mnożyć dokumentów. Na miejscu przechowujemy dokumenty pracowników, ale wszystkie istotne druki są skanowane i przechowywane w wersji elektronicznej. Z kolei dokumenty mniej aktualne wysyłane są do archiwum zewnętrznego. Ważne jest także odpowiednie zabezpieczenie komputerów i wyposażenie ich w specjalne filtry, które umożliwiają odczytanie tego, co znajduje się na monitorze tylko osobie siedzącej przed ekranem.

W zaufaniu

Kolejnym wyzwaniem, z jakim muszą się mierzyć pracownicy działów HR jest prowadzenie rozmów, które wymagają zachowania poufności. Niezależnie od tego czy osoby odpowiedzialne za HR siedzą w  oddzielnym pokoju czy na open space, to na czas prowadzenia rozmów z pracownikami firmy lub potencjalnymi kandydatami zobowiązani są do wyjścia do oddzielnego pomieszczenia. Z pewnością dużym ułatwieniem w takiej sytuacji jest dostępność salek konferencyjnych, z których można swobodnie korzystać. W Colliers obowiązuje zasada, że na czas dłuższej rozmowy powinno się odejść od biurka, aby nie przeszkadzać współpracownikom i skorzystać z jednej z ośmiu budek telefonicznych lub salki konferencyjnej.

Otwarci na firmę

Praca działu HR na open space ma wiele zalet. Jedną z nich jest przełamanie stereotypu działu niedostępnego, zamkniętego, dalekiego od pracowników. Dzięki temu, że nie ma bariery drzwi, które są często nie tylko przeszkodą fizyczną, ale i mentalną, pracownikom łatwiej jest przyjść i porozmawiać o swoich problemach, pomysłach lub załatwić sprawę, którą mają do działu HR.

Bliskość i otwarta współpraca z innymi działami firmy wpływa także na pozytywne samopoczucie pracowników działu HR, którzy czują się częścią danej organizacji. Dobra komunikacja pomiędzy zespołami wpływa pozytywnie na obszar zarządzania personelem, który stanowi składową sukcesu każdej spółki.

Dodatkowo, praca na open space pozwala pracownikom HR doświadczać i obserwować, jakie nastroje panują w firmie, jak przebiega współpraca i komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami, jakie relacje panują między ludźmi. Taka wiedza jest bezcenna i pomocna w codziennej pracy, na przykład ułatwia zweryfikowanie, jakie osobowości odnajdą się w strukturach firmy i przyczynią się do usprawnienia pracy, co bardzo wspomaga procesy rekrutacyjne.

Przeczytaj też „Biuro, które działa jak magnes” »

Więcej na temat.