Wiedzą dzieli się Colliers International

Jak budować mosty w biurze?.

Dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa jest narzędziem wspierającym innowacyjność.

W obszarze projektowania nowoczesnych przestrzeni biurowych często słyszy się o potrzebie stworzenia biura, które zachęca do współpracy i wymiany informacji – szczególnie między osobami z różnych działów. Dlaczego komunikacja między działami jest tak mocno akcentowana? W jaki sposób można wykorzystać przestrzeń biurową aby budować innowacyjność w organizacji?

W dobie rosnącej popularności portali społecznościowych, struktury relacji między ludźmi coraz częściej określa się mianem „sieci społecznych”. Istotnie, myślenie o relacjach międzyludzkich jako o sieciach ułatwia zrozumienie pewnych złożonych zjawisk występujących w dużych grupach, takich jak np. rozprzestrzenianie się plotek. Nauki społeczne dysponują metodami, które umożliwiają badanie kształtu sieci społecznych i wyciąganie z nich praktycznych wniosków. Co zatem wiemy z dotychczasowych badań na temat sieci i jaki związek ma ta wiedza z projektowaniem przestrzeni biurowych?

Colliers_Mapa sieci spolecznych

Mapa sieci społecznej. Punkty reprezentują pojedyncze osoby, a każda linia reprezentuje znajomość między dwiema osobami.

Na styku „małych światów”

Sieci relacji międzyludzkich są nieregularne. Składają się zazwyczaj z niewielkich, mocno związanych grup osób, luźno powiązanych z innymi, podobnymi grupami. Z takiego kształtu sieci społecznych (tzw. „struktura małych światów”) wynikają dwa istotne, choć dość intuicyjne fakty. Po pierwsze, w zgranych zespołach możemy się spodziewać szybkiej wymiany informacji i rozprzestrzeniania się nowych pomysłów. Z drugiej jednak strony szybkość wymiany informacji pomiędzy zespołami będzie znacznie mniejsza, niż wewnątrz nich. W niektórych przypadkach wiedza, która w jednym zespole może być dostępna od dawna i uznawana za oczywistą, może nigdy nie przedostać się do innego zespołu działającego w tej samej organizacji. Połączenia między grupami są bowiem znacznie słabsze niż wewnątrz grup, zwykle jest ich mniej, a kontakty odbywają się rzadziej. Te puste przestrzenie między mocniej związanymi grupami noszą nazwę „luk strukturalnych” i jak pokazują badania, to właśnie w nich kryje się wymierna wartość dla organizacji.

Więzi społeczne łączące odseparowane grupy stanowią swego rodzaju mosty. Gdy taki „most” między dwoma zespołami powstaje, zaczynają się przez niego przedostawać nowe pomysły, i wiedza, która w innym zespole mogła być znana i stosowana od dawna. Bywa, że trudny problem z którym zmaga się dany dział nagle znika, ponieważ inny dział już dawno go rozwiązał przy użyciu dostępnych sobie narzędzi. Za pośrednictwem „mostu” wymieniane są także informacje dotyczące kompetencji poszczególnych działów, co dodatkowo zwiększa szansę na współpracę i oferowanie klientom bardziej kompleksowych usług. To właśnie dlatego na „mostach” na styku małych światów kryje się największy potencjał do innowacji i rozwoju biznesu.

Czy znajdzie się miejsce na most?

Dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa wspiera powstawanie nowych „mostów” między zespołami. Służy temu m.in. wyodrębnianie przestrzeni wspólnych: dużej kuchnia, kącików spotkań nieformalnych czy stref relaksu.

Budowanie połączeń można również wspierać poprzez rezygnowanie – tam gdzie to możliwe – z przypisanych na stałe miejsc pracy, na rzecz przestrzeni otwartych, w których granice między poszczególnymi zespołami są płynne i nie są dodatkowo wzmacniane przez podziały architektoniczne.

Zdarza się, że pozornie niekorzystne zjawiska okazują się mieć pozytywne skutki w postaci usprawniania przepływu informacji w organizacji. Na pierwszy rzut oka, czekanie w kolejce do ekspresu do kawy może wydawać się stratą czasu. Jednakże patrząc z perspektywy sieci społecznych, spędzenie kilku minut w kolejce z jedną lub dwiema osobami z innego działu może zaowocować powstaniem nowego „mostu”, a w rezultacie doprowadzić np. do znalezienia rozwiązania trudnego problemu czy też opracowania pomysłu nowej usługi. Łatwo wyobrazić sobie jaki wynik osiągniemy, jeśli policzymy zwrot z kilku zainwestowanych w ten sposób minut.

Podsumowując, wdrożone rozwiązania przestrzenne pozostają zwykle w biurze na wiele lat, warto zatem aby stanowiły wsparcie w realizacji celów, a nie przeszkodę. Wprowadzanie zmian w przestrzeni biurowej to idealna okazja, aby spojrzeć na biuro pod kątem wspierania strategii firmy. Warto przy tym pamiętać, że dobrze zaprojektowane biuro to nie koszt, tylko przynosząca systematyczne, długofalowe korzyści inwestycja.