Wiedzą dzieli się Colliers International

Jak skutecznie zarządzać zmianą w biurze?.

Komunikacja w zarządzaniu zmianą w firmie to podstawa. W procesie jej wprowadzania ważny jest udział pracowników.

Gdy francuski pisarz Jean-Baptiste Alphonse Karr napisał: „im bardziej coś się zmienia, tym bardziej jest tym samym”, bezwiednie ukuł aforyzm o zarządzaniu zmianą, która de facto jest naturalnym procesem w życiu człowieka oraz każdej organizacji. Zmiana jest procesem przekształceń, który najczęściej związany jest z potrzebą dopasowania organizacji do ciągle zmieniającego się otoczenia biznesowego. Od nowych programów, narzędzi informatycznych po zmianę oczekiwań klientów lub wejście na kolejny poziom rozwoju biznesu. Proces zmian w organizacji może odbywać się na różnych poziomach i obszarach. A jego istotną częścią jest modyfikacja organizacji i funkcjonowania biura.

Proces zarządzania zmianą w praktyce nigdy się nie kończy. Do firmy dołączają nowe osoby, którym trzeba wytłumaczyć obowiązujące zasady. Zawsze jednak zmiana  powinna się zacząć od zarządu. Przekonanie zespołu zarządzającego do zasadności i celu wprowadzenia zmian jest kluczem do udanego procesu. Jeśli bowiem nawet jedna osoba nie będzie do nich przekonana, świadomie lub nie, będzie je sabotować. Trzeba przy tym pamiętać, że nie wszyscy w firmie zaakceptują zmiany lub tempo ich wprowadzania. Wówczas można zawrzeć pewien kompromis, który nie powinien jednak podważać sensu samej zmiany. Proces zarządzania zmianą nigdy się nie kończy, a komunikacja jest jego kluczowym aspektem.

Jednym z  elementów zarządzania  zmianą w organizacji jest komunikacja, która pojawia się od momentu podjęcia decyzji o przemianie i towarzyszy jej do końca, pozostając kluczowym aspektem także po finalizacji procesu. Niezwykle ważne jest uświadomienie pracowników czemu wprowadzane zmiany mają służyć. Jaki jest ich cel i jakie będą korzyści. Innymi słowy chodzi o zapotrzebowanie, które przenika się z komunikacją. Ponieważ w całym procesie zarządzania zmianą nie wystarczy tylko komunikowanie o jej wprowadzeniu, ważne jest też włączenie pracowników w jej wdrażanie. Może się to odbyć np. w formie warsztatów, bądź konsultacji z pracownikami gdzie omawia się m.in.: cel, zakres zmian i korzyści płynące z ich wprowadzenia, a także pomysły i propozycje pracowników odnośnie planowanych zmian.

Przeprowadzając modyfikacje w naszym biurze w dużym zakresie angażowaliśmy naszych pracowników. Odbyło się to w kilku krokach. Zaczęliśmy od spotkań, na których dyskutowaliśmy dlaczego warto wprowadzić zmiany i w jaki sposób ułatwią one funkcjonowanie w biurze. Stworzyliśmy grupy fokusowe i warsztaty, gdzie pracownicy mogli nie tylko zapoznać się z planowanymi innowacjami, ale zaangażować się w proces ich tworzenia i wdrażania. Aktywne włączenie załogi w taki proces pozwala przezwyciężyć pracowniczy opór, który jest najczęściej występującym efektem procesu zarządzania zmianą.

We Francji, gdzie doświadczenie w zarządzaniu procesami zmian w organizacji jest najbogatsze, dominuje przekonanie, że każda zmiana w biurze musi być poparta akceptacją ludzi i ich aktywnym uczestnictwem w procesie. Jeżeli bowiem firma narzuci pracownikom nowe zasady nikt nie będzie ich przestrzegać. Jeśli ludzie uczestniczą w wypracowaniu nowych reguł np. aby nie rozmawiać głośno przez telefon w miejscu do cichej pracy, sami będą tego przestrzegać i zawsze zwrócą uwagę tym, którzy nie potrafią się dostosować. Jednocześnie należy pamiętać, że w procesie zarządzania zmianą kluczowe decyzje należą  do menedżerów – to oni odpowiadają za wizję rozwoju firmy, organizację i kulturę pracy w przedsiębiorstwie. Niemniej, tworząc zapotrzebowanie na zmiany i podejmując decyzje czy i w jakim stopniu zaangażować w proces pracowników, warto się zastanowić nad tym jaką mamy kulturę organizacji i jak chcemy  być postrzegani przez naszych obecnych i przyszłych pracowników.