Wiedzą dzieli się Colliers International

Jak sprawić, aby Twoje biuro nie było wyłączenie kosztem?.

Powierzchnia biurowa nie powinna generować kosztów, ale być dla organizacji źródłem zysku.

Jeśli spojrzymy na bilans roczny dowolnego dużego przedsiębiorstwa, nieruchomości będą prawdopodobnie figurowały w pierwszej trójce pozycji kosztowych. Tuż za kosztami personelu, technologii i kluczowych procesów biznesowych. W ten właśnie sposób większość organizacji postrzega wszystko, co jest związane z przestrzenią biurową – jako generator kosztów, obciążenie a nie zasób, który można wykorzystać do osiągania założonych rezultatów biznesowych. Tymczasem powierzchnia biurowa czy też szerzej – środowisko pracy – jest potężnym narzędziem, które w wymierny sposób przekłada się na wyniki finansowe. Większość organizacji wciąż postrzega powierzchnię biurową jako generator kosztówWykorzystując to narzędzie we właściwy sposób możemy wpływać na poziom motywacji i zaangażowania pracowników, efektywność kluczowych procesów biznesowych i kulturę organizacji. Ale środowisko pracy może stać się takim narzędziem tylko wówczas, gdy jest odpowiednio dopasowane do pozostałych kluczowych zasobów organizacji – ludzi, procesów biznesowych, wykorzystywanych technologii i kultury organizacyjnej, a więc sposobu w jaki funkcjonujemy jako organizacja.

Podejście do projektowania przestrzeni biurowej zmieniło się znacznie od czasów, kiedy wąsko pojmowana efektywność kosztowa i kwestie kontroli nad pracownikiem były decydujące. Nieludzkie powierzchnie open space typu cubicle farm rodem z komiksu o Dilbercie, powoli odchodzą w przeszłość. Oczywiście efektywność kosztowa była i pozostanie istotnym kryterium decyzyjnym w dzisiejszej zglobalizowanej gospodarce, ale podejście polegające na upakowaniu maksymalnej ilości osób na możliwie małej powierzchni na szczęście przestaje dominować. W projektowaniu efektywnych i dobrze funkcjonujących środowisk pracy kluczowe pytanie nie powinno brzmieć jak obciąć koszty, ale jak możemy zmaksymalizować zyski, stwarzając naszym pracownikom środowisko, w którym mogą zrealizować swój pełny potencjał i odnieść sukces. Dobrze przemyślane środowisko pracy wzmacnia zaangażowanie i motywację pracownikówWłaściwie zaprojektowane środowisko pracy powoduje wzrost zaangażowania i motywacji pracowników, pomaga usprawnić kluczowe procesy biznesowe oraz wspiera pracę zespołową, obieg informacji i innowacyjność – na przykład poprzez stymulowanie spontanicznych interakcji i dzielenie się wiedzą. Jednocześnie zapewnia możliwość pracy w skupieniu, prywatność, komfort fizyczny i akustyczny oraz dba o potrzeby wynikające z indywidualnego stylu pracy.

Sekret dobrego środowiska pracy to zmiana nie tylko przestrzeni, ale i sposobu myślenia.

Właściwe podejście do przestrzeni biurowej nie polega na poszukiwaniu prostych oszczędności w przeliczeniu ilości metrów kwadratowych na pracownika. Nie chodzi też wcale o inwestowanie ogromnych kwot w tworzenie nowej, olśniewającej designem powierzchni, powalającej na wejściu efektem WOW! Przeciwnie. Wiele dobrze zaprojektowanych przestrzeni, które optymalnie wspierają organizacje z nich korzystające, ma często całkiem skromny i prosty wygląd. Diabeł tkwi tym razem w strategicznej analizie, na której oparte są poszczególne rozwiązania funkcjonalne: właściwy mix przestrzeni do pracy indywidualnej i zespołowej, różnorodność typów przestrzeni wspierająca różne style pracy, dostosowanie palety przestrzennej do specyficznych potrzeb organizacji, ukierunkowanie na wspieranie określonych zachowań, bądź eliminację tego, co nieefektywne i niepożądane. Wreszcie – równie istotne jak sam projekt przestrzeni – odpowiednio przeprowadzony proces zarządzania zmianą.

Tworzenie optymalnego środowiska pracy to przede wszystkim transformacja kulturowa. Zmiana sposobu myślenia i funkcjonowania jest co najmniej równie istotna jak rearanżacja fizycznej przestrzeni. Jak w każdej kuracji, zacząć należy od dogłębnej diagnozy. Stosując podejście Workplace Innovation wychodzimy od zdefiniowania celów biznesowych i ustalenia priorytetów, którymi rządzić się będzie organizacja przyszłego środowiska pracy.

Po określeniu wizji strategicznej, przychodzi czas na fazę diagnostyczno-analityczną, w której badamy obecne wykorzystanie przestrzeni, specyficzne potrzeby poszczególnych zespołów, dominujący w różnych obszarach organizacji tryb pracy, a także kluczowe aspekty kultury i stylu zarządzania firmy. W proces badawczy zaangażowane są wszystkie poziomy organizacji, aby otrzymane wyniki możliwie najwierniej odzwierciedlały jej charakter. Rezultaty tych działań przekładane są następnie na brief strategiczny ze szczegółowymi wytycznymi, dotyczącymi organizacji i aranżacji przestrzeni. Rearanżacja biura to doskonały moment na usprawnienie nieefektywnych procesów biznesowychKluczowym elementem rekomendacji jest plan zarządzania zmianą, dzięki któremu można skutecznie przeprowadzić proces kulturowej transformacji. Przeprowadzka lub renowacja biura to znakomity moment na wprowadzenie zmian w naszym sposobie funkcjonowania, usprawnienie nieefektywnych procesów oraz wyeliminowanie zachowań i nawyków, które przeszkadzają wykorzystać pełny potencjał organizacji.

Ale o ile zmienić układ funkcjonalny i wystrój biura jest łatwo, o tyle zmiana kultury organizacji to skomplikowane i wielowymiarowe zadanie, które aby się powiodło, wymaga właściwego zarządzania.