Wiedzą dzieli się Colliers International

Na własnej skórze, czyli o co chodzi z tym „flexible workplace”?.

W jaki sposób Colliers International przygotowywał się do zmiany aranżacji powierzchni biurowej.

Colliers International jest przykładem organizacji, która od początku działalności w Polsce przeżywa intensywny rozwój. Każdego roku firma znacznie zwiększa zatrudnienie. Do tego dochodzą zmiany wewnątrz firmy, związane z bieżącymi wyzwaniami rynkowymi i rozwojem organizacji. Wyzwanie jakie stanęło przed nami to stworzenie biura, które będzie można dostosować do bieżących i przyszłych potrzeb firmy.

Po zbadaniu trendów rynkowych Colliers International podjął decyzję o wdrożeniu koncepcji „flexible workplace”. Odrzuca ona tradycyjny model aranżacji powierzchni biurowej i opiera się na założeniu, że biuro powinno spełniać funkcje potrzebne organizacji w danym momencie. A co za tym idzie, zwiększać efektywność zarówno powierzchni biurowej, jak i pracowników. Jak to osiągnąć?

1. Dostosowanie powierzchni biurowej do potrzeb pracowników

Koncepcja „flexible workplace” to kreowanie miejsc, spełniających różne funkcje, np. przeznaczonych do pracy grupowej, pracy indywidualnej, spotkań z klientami, telekonferencji, nieformalnej wymiany informacji. Istotną rolę pełnić będą  tzw. przestrzenie społeczne i strefy wypoczynkowe. Zgodnie z najnowszymi trendami w koncepcji tej odchodzi się od tradycyjnego modelu biurka i sali konferencyjnej. Przestrzeń powinna zapewniać pracownikowi to, czego w danej chwili potrzebuje – skupienia, burzy mózgów lub chwili relaksu.

2. Zwiększenie efektywności powierzchni

Odejście od myślenia przez pryzmat biurek powoduje, że biuro staje się plastyczną powierzchnią, którą można modelować pod kątem bieżących potrzeb. Pomieszczenia mogą pełnić jednocześnie funkcje sali konferencyjnej lub dodatkowych miejsc pracy. Badania pokazują, iż nikt z nas nie spędza przy biurku 100 procent czasu. Spotkania z klientami, spotkania wewnętrzne, absencje, wyjazdy służbowe mogą zajmować nawet 50 procent naszego czasu. Koncepcja „flexible workplace” nie przywiązuje pracownika do konkretnego miejsca. Umożliwia tym samym efektywne wykorzystanie każdego stanowiska pracy, a w efekcie – powierzchni biurowej. Dzięki takiemu podejściu firmy mają dużo większą elastyczność w ilości zatrudnienia – można uzyskać margines do zwiększenia zatrudnienia nawet o 20 procent.

Biuro Colliers International w Rumuni przystosowane dla potrzeb tzw. Generation Y

Biuro Colliers International w Rumunii przystosowane dla potrzeb tzw. Generation Y

3. Mobilność

Aby powyższe cele zostały osiągnięte, biuro musi być dostosowane do zwiększonej mobilności pracowników. Oznacza to znaczne zmiany w obszarach technologicznych. Chodzi tu m.in. o wprowadzenie nowoczesnego systemu WiFi, zdalnego dostępu do danych spoza biura, przejście na pracę na laptopie. Niezbędne jest wprowadzenie kompleksowego systemu rezerwacji sal konferencyjnych oraz implementacja zintegrowanej komunikacji.

4. Wzrost przepływu informacji

Poprzez miksowanie pracowników w biurze i stwarzanie wielu obszarów do współpracy formalnej (dużo małych salek konferencyjnych) oraz nieformalnej (tzw. coffee point czy chillout room) możliwe jest osiągnięcie wzrostu poziomu przepływu informacji między pracownikami oraz poprawę komunikacji w firmie.

5. Generation Y

Tworząc biuro, które ma sprawnie funkcjonować  przez kolejne lata nie można zapomnieć, że w przyszłości będzie w nim pracowało coraz więcej młodych osób, dla których mobilność jest ważniejsza, niż posiadanie własnego biurka. Tak zwane pokolenie Y ceni sobie elastyczność pracy oraz relacje z innymi ludźmi. Dlatego już na etapie koncepcyjnym i projektowym warto uwzględnić potrzeby przyszłych pracowników.

Poprzez stworzenie biura zgodnie z koncepcją „flexible workplace”, Colliers zamierza osiągnąć wyżej opisane korzyści. Swoim doświadczeniem chcemy dzielić się również z innymi doradzając klientom, w jakim sposób mogą zoptymalizować powierzchnię biurową pod względem efektywności oraz  kosztów. W kolejnych materiałach opowiemy, jakie problemy napotkaliśmy i jak je rozwiązaliśmy. A na sam koniec zaprezentujemy nasze nowe biuro.