Wiedzą dzieli się Colliers International

Najemco – czy wiesz czym zajmuje się Twój zarządca?.

Zarządca nieruchomości musi się zatroszczyć o wiele elementów, aby budynek działał bez zarzutów

Jeśli jesteś najemcą powierzchni w biurowcu, centrum handlowym bądź centrum logistycznym z pewnością nie raz miałeś do czynienia z zarządcą nieruchomości – zarządca przekazał Ci powierzchnię najmu, zarządcy zgłaszałeś usterki, od zarządcy otrzymujesz faktury. To jedne z bardziej widocznych działań zarządcy, ale z pewnością nie jedyne. Czym jeszcze zajmuje się zarządca nieruchomości? Jaka jest jego rola i o jakie elementy musi się zatroszczyć, aby budynek działał bez zarzutów?

Rolę zarządcy nieruchomości można porównać do roli gospodarza domu, który dba o jego czystość, sprawność urządzeń oraz dobre samopoczucie gości. Z racji ilości i różnorodności obowiązków gospodarz nie działa w pojedynkę, a z szeregiem pomocników. Oznacza to, że budynek, w którym funkcjonuje Twoje biuro czy sklep obsługiwany jest przez różne służby, których pracę koordynuje właśnie zarządca. Wszystko po to, aby stworzyć najlepsze warunki do prowadzenia i rozwoju biznesu najemców.

Każdego dnia serwis techniczny, serwis sprzątający oraz pracownicy ochrony pod okiem zarządcy dbają o sprawność techniczną instalacji, czystość w budynku i bezpieczeństwo użytkowników.

Pamiętajmy, że niezakłócone funkcjonowanie nieruchomości zależy w dużej mierze od aktywnej współpracy najemcy z zarządcą. O czym warto pamiętać, aby uniknąć niepotrzebnych problemów? Oto kilka wskazówek:

  • Aktualizuj regularnie listę osób kontaktowych oraz listę osób upoważnionych do wejścia na powierzchnię najmu;
  • Uczestnicz aktywnie w organizowanych przez zarządcę próbnych ewakuacjach;
  • Udostępniaj swoją powierzchnię w celu wykonania obowiązkowych przeglądów instalacji budynkowych;
  • Przestrzegaj procedur prowadzenia remontów;
  • Pamiętaj o utrzymaniu przez cały okres najmu ważnego ubezpieczenia, wymaganego na podstawie umowy najmu.

Przestrzeganie powyższych zasad zacznie usprawni współpracę z zarządcą obiektu, ale liczy się też komunikacja bieżących potrzeb i sugestii. Zarządca powinien być osobą otwartą na dialog, gotową wysłuchać opinii najemcy. Ciekawy pomysł lub inicjatywa, która przyczyni się do poprawy komfortu użytkowania budynku czy umili najemcom i ich gościom czas spędzony w obiekcie może się okazać propozycją nie do odrzucenia, dlatego warto podzielić się nimi z zarządcą.

Nieodłącznym elementem procesu zarządzania nieruchomością jest dopełnienie wszelkich formalności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zalicza się do nich m. in. obowiązkowe przeglądy techniczne nieruchomości, przeprowadzanie próbnych ewakuacji, terminowe składanie dokumentów w urzędach np. deklaracja na podatek od nieruchomości, deklaracja o gospodarowaniu odpadami, czy sprawozdanie z zakresu korzystania ze środowiska. Szczególna procedura urzędowa jest także związana z procesem przeprowadzania remontu nieruchomości. Za przygotowanie dokumentów,  złożenie ich w urzędzie, jak również za zachowanie wymaganych terminów, czy zlecenie odpowiednich przeglądów wymaganych prawem jest odpowiedzialny zarządca.

Obszar zarządzania nieruchomościami ściśle wiąże się także z zarządzaniem kosztami utrzymania nieruchomości – za ten aspekt również odpowiada zarządca. Każdy dzień funkcjonowania budynku wiąże się z  koniecznością podejmowania decyzji w zakresie ponoszenia kosztów na naprawy, usprawnienia czy dodatkowe usługi poprawiające estetykę nieruchomości. Narzędziem niezbędnym w zarządzaniu wydatkami jest budżet, czyli zestawienie planowanych do poniesienia kosztów w danym okresie rozliczeniowym. Monitorując na bieżąco jego realizację zarządca sprawnie kieruje wydatkami, a także odpowiednio nadaje priorytety kosztom nieprzewidzianym, jeśli  takowe się pojawią. Przygotowanie  budżetu na dany okres rozliczeniowy również należy do zadań zarządcy.

Zarządca w swojej codziennej pracy jest także odpowiedzialny za przygotowywanie raportów. Najczęściej są to raporty dla właścicieli nieruchomości, które obejmują najważniejsze informacje dotyczące spraw operacyjnych, jak również dane finansowe. Dodatkowo, zarządca raportuje wewnętrznie do swoich przełożonych, w oparciu o obowiązujące procedury, w celu utrzymania najwyższej jakości świadczonych usług.