Wiedzą dzieli się Colliers International

Odkrywanie biznesowego DNA.

Jak w przyszłości będą wyglądać nasze miejsca pracy?

Jak w przyszłości będą wyglądać nasze miejsca pracy? W jaki sposób zmienią się biura i budynki, w których pracujemy? Jak wpłyną na nasze zachowania w pracy nowe technologie? Te pytania zadają firmy, które są użytkownikami biur, jak i deweloperzy.

Szukając odpowiedzi często skupiamy się na architekturze, designie, a także na kosztach, które przecież są bardzo istotnym elementem wpływającym na biznes. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy nie brniemy w ślepą uliczkę? A jeśli tak, to gdzie szukać odpowiedzi na pytania dotyczące przyszłości biur i ich roli w biznesowej układance?

Wiele firm wciąż ma czysto techniczne podejście do miejsca pracy. Liczy się dla nich powierzchnia liczona w metrach kwadratowych, która ma spełniać podstawowe funkcje, zapewniając pracownikom przyzwoite warunki pracy. Ale to podejście się zmienia.

Nadchodzi rewolucja

Firmy nie powinny myśleć o swoim biurze w kontekście kosztów, czy wielkości zajmowanej powierzchniRośnie bowiem liczba firm, które całkowicie zmieniają podejście do miejsca pracy. Wybór i aranżacja biura przestają być już zagadnieniami związanymi wyłącznie z nieruchomością. Nad wyborem miejsca pracy i jego aranżacją pracują całe grupy specjalistów: od doradców nieruchomości poprzez architektów, aż po osoby związane z HR, psychologów i socjologów. A na pierwsze miejsce wysuwają się strategiczne cele firmy.

A że każda firma jest inna, nie ma jednego rozwiązania, które można kopiować. Przedsiębiorstwa mają różne cele biznesowe, różną kulturę organizacji, różne potrzeby – żeby odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób powinno wyglądać biuro danej firmy, trzeba wgłębić się w jej naturę, wydobyć jej biznesowe DNA. Dopiero wtedy będziemy znali odpowiedź na pytanie, jak powinno wyglądać miejsce pracy takiej organizacji.

Są firmy, dla których ważna jest kreatywność. W takim przypadku musimy zadać sobie pytanie, jak ją pobudzić? Co będzie miało wpływ na pracowników? Międzynarodowe korporacje coraz odważniej eksperymentują na tym polu. Tworzą biura, w których powstają otwarte strefy, przystosowane do pracy i wymiany informacji między pracownikami z różnych światów. Wspólnie mogą pracować i wymieniać się myślą finansiści, marketingowcy i programiści.

Ale można pójść jeszcze dalej. Jan Gehl, architekt i urbanista, poszukując recepty na dobrze skonstruowane miasto zauważył: „By poczuć się bezpiecznie i dobrze wśród ludzi, musimy mieć możliwość ich osobistego spotkania. Przyglądania się sobie nawzajem. A przy okazji obserwowanie innych sprawia dużo przyjemności”.

Otwartość na innych

Te idee niektóre odważniejsze korporacje przenoszą do mikroskali – by pobudzić kreatywność i dać możliwość „przyglądania się sobie nawzajem” tworzą miejsca, które są otwarte także dla osób niezatrudnionych w firmie. Dzieląc się swoim biurem tworzą przestrzenie, gdzie pracować mogą np. osoby prowadzące startupy. Dzięki temu pracownicy korporacji mogą wspólnie z nimi przebywać, wymieniać się myślami, czerpać inspiracje, nawiązywać relacje.

A co, jeśli firmie zależy na poprawie komunikacji? Czy można tego dokonać wprowadzając zmiany w aranżacji przestrzeni? Jak najbardziej. I czasem wystarczy drobna zmiana – np. zarządzający firmą mogą zrezygnować z własnych gabinetów na rzecz wspólnego pokoju. Firmy nie powinny myśleć o swoim biurze w kontekście kosztów, czy wielkości zajmowanej powierzchni – na marginesie: koszty wynajmu biura nie są najbardziej znaczącą pozycją w ogólnych kosztach prowadzenia działalności. Według World Green Building Council 90 proc. kosztów operacyjnych pochłaniają pensje i świadczenia, a tylko 9 proc. wynajmem powierzchni (1 proc. to koszty energii).

Przestrzeń kreacji

Kolejną – poza celami biznesowymi – ważną kwestią przy projektowaniu miejsca pracy jest stymulowanie postaw pracowników. Dopiero uwzględnienie tych dwóch czynników pozwala myśleć o designie biura. Warto przy tym pamiętać, że zachowania ludzkie nie zmieniają się z dnia na dzień. Możemy szybko wykreować atrakcyjną przestrzeń, ale ludzkich zachowań nie zmienimy w jednej chwili. Jeśli będziemy starali się narzucić zmianę postaw w firmie siłą, to nie dziwmy się, że po pewnym czasie pracownicy wrócą do swoich starych nawyków. Dlatego w proces związany z „workplace solutions” trzeba angażować pracowników – tłumaczyć skąd zmiany, dlaczego następują, jakie korzyści przyniosą.

Nowe podejście w kreowaniu środowiska pracy widać w Polsce już od roku. Na tym polu mamy jednak sporo do nadrobienia – w Holandii czy krajach skandynawskich takie podejście do przestrzeni biurowej obserwujemy już od co najmniej 10 lat. Pewne rozwiązania są już wypracowane, ale z czasem zmieniają się cele, trendy, pojawiają się nowe technologie. Na rynek pracy wchodzą nowe pokolenia, które mają inne oczekiwania, zmienia się otoczenie biznesowe. Nowe podejście do kreowania miejsca pracy związane jest więc ze zmianą i ciągłym dostosowywaniem do rodzących się wyzwań.

Kilka lat temu byliśmy świadkami dyskusji na temat pracy zdalnej. Zyskiwała ona na popularności wraz z rozwojem nowoczesnych systemów komunikacji. Właściciele biurowców z niepokojem patrzyli na rozwijający się trend – wielu analityków uważało bowiem, że biura będą się kurczyć. Tak jednak się nie stało.

Okazało się bowiem, że korporacje wolą mieć pracowników w biurze, a decyzja Marissy Mayer, szefowej Yahoo!, która nakazała pracownikom pracującym z domu powrót do biur, w symboliczny sposób zakończyła erę pracy zdalnej.

Ale nie tylko korporacje chcą mieć pracowników w biurze. Okazuje się bowiem, że młodzi ludzie potrzebują biura – chcą spotkać się z ludźmi, rozmawiać, współpracować, wymieniać się ideami. Wszyscy potrzebujemy bowiem kontaktu z innym człowiekiem. I w tym też kryje się część odpowiedzi na pytanie o przyszłość miejsc pracy.

Czy biura będą mniejsze? Być może. Ale na pewno nie wszystkie, część będzie większa. Na znaczeniu zyskiwać będą strefy pracy kreatywnej, strefy wypoczynku i relaksu… Jedno jest pewne: właściciele budynków i ci, którzy je budują wciąż będą mieli co robić, ale jednocześnie będą musieli wsłuchiwać się w nowe potrzeby najemców.


Tekst ukazał się pierwotnie w pierwszym współczesnym wydaniu „Polskiego Kompasu”, rocznika dokumentującego życie gospodarcze Polski. Publikację w wersji elektronicznej można pobrać w tym miejscu.