Wiedzą dzieli się Colliers International

Opłaty serwisowe w biurowcach: na co zwrócić uwagę?.

Koszty eksploatacyjne to jeden z ważniejszych elementów umowy najmu

Opłaty serwisowe lub inaczej mówiąc koszty eksploatacyjne to jeden z ważniejszych elementów umowy najmu. Mają one przełożenie na miesięczną i całkowitą wartość kontraktu. Czy najemca ma wpływ na ich wysokość? I co powinien o nich wiedzieć?

Jeden z najemców poinformował mnie niedawno, że jego opłaty eksploatacyjne wynoszą około 34 zł za mkw. miesięcznie. Wynajmuje biuro w centrum Warszawy, w jednym z wieżowców – to oczywiście może mieć wpływ na wysokość opłat serwisowych, ale mimo wszystko 8 euro za mkw. miesięcznie to znaczący wydatek. W porównywalnych budynkach w centrum Warszawy koszty te wynoszą średnio od 22 do 26 zł za mkw. Z kolei koszty eksploatacyjne poza centrum Warszawy kształtują się na poziomie od 14 do 18 zł za mkw.

Skąd się biorą takie różnice? Moim zdaniem część najemców nie przywiązuje do nich dużej uwagi, a potem otrzymują rozliczenia, które są dla nich zaskoczeniem.

Obecnie większość właścicieli nieruchomości wylicza opłaty serwisowe na podstawie rozliczeń kosztów prowadzonych dla całego budynku i powinny być one takie same dla wszystkich najemców. Wtedy mamy jasność za co konkretnie płacimy. Warto jednak pamiętać, że na rynku wciąż można spotkać starsze budynki, w których opłaty serwisowe są zryczałtowane.

Na co w takim razie zwrócić uwagę przyglądając się naszym opłatom serwisowym?

1. Spróbuj podzielić koszty eksploatacyjne na koszty kontrolowane i niekontrolowane

Opłaty kontrolowane to takie, na które właściciel budynku ma wpływ. Wśród nich znajdują się m.in: ochrona, zarządca, ubezpieczenie nieruchomości, konserwacja urządzeń, serwis sprzątający, serwis inżynieryjny oraz konserwacja terenów zielonych. Ich wysokość będzie zależała od umów podpisanych z podwykonawcami, ale także od specyfiki nieruchomości – jeżeli wynajmujemy biura w budynku, wokół którego znajdują się np. przypisane do niego tereny z fontannami i starannie pielęgnowaną zielenią to musimy mieć świadomość, że jako najemca będziemy się dokładać do ich utrzymania. Koszty kontrolowane można ograniczyć do pewnego poziomu. Pamiętajmy, że nie każdy właściciel się na to godzi.

Z kolei opłaty niekontrolowane to koszty, na które właściciel budynku nie ma wpływu. Zaliczają się do nich m.in. podatki od nieruchomości, media i w niektórych przypadkach opłaty za użytkowanie wieczyste.

Warto pamiętać, że opłaty, które ma pod kontrolą właściciel nieruchomości, jaki i opłaty niekontrolowane mogą się zmienić w trakcie trwania umowy. Przed podpisaniem umowy najmu warto przeanalizować poszczególne elementy opłaty serwisowej. Pozwoli to na przygotowanie się na ew. zmiany – np. w przypadku opłat za użytkowanie wieczyste warto sprawdzić kiedy ostatnio gmina aktualizowała takie opłaty.

2. Czytaj i analizuj załączniki! Szczegóły mają znaczenie.

Najemca powinien zapoznać się z dokładnym opisem i załącznikiem (bądź załącznikami) określającymi poszczególne składniki opłat eksploatacyjnych. To bardzo istotny element! Na etapie przygotowywania umowy najmu warto maksymalnie rozbudować część dotyczącą opłat eksploatacyjnych – czym więcej szczegółów, tym mniej konfliktów w przyszłości.

Warto zwrócić uwagę czy w składnikach opłat eksploatacyjnych nie ma rzeczy, które nie powinny się w nich znaleźć, np. opłaty związane z remontem budynku, które zgodnie z kodeksem nie powinny znaleźć się w kosztach eksploatacyjnych.

3. Sprawdź, czy budynek stoi na gruncie w użytkowaniu wieczystym

Bardzo istotnym elementem opłaty serwisowej wpływającym na jej wysokość jest opłata za użytkowanie wieczyste. Dlatego warto wiedzieć czy deweloper jest właścicielem gruntu, czy ma użytkowanie wieczyste. Pamiętajmy, że opłaty za użytkowanie wieczyste rosną. Dodatkowo w wielu przypadkach przez lata nie były aktualizowane.

To powoduje, że wzrost opłaty za użytkowanie wieczyste może sięgnąć nawet kilkuset procent.

4. Sprawdź kto płaci za pustostany i planowane remonty 

Właściciele nieruchomości w zdecydowanej większości unikają obciążania najemców kosztami niezwiązanymi z zajmowaną przez nich powierzchnią. Zdarza się jednak, że próbują obciążyć najemcę kosztami utrzymania niewynajętej powierzchni. Warto to doprecyzować przez podpisaniem umowy.

Podobnie jest z wszelkiego rodzaju kosztami napraw i inwestycji w budynek – takie koszty nie powinny się znaleźć w opłatach serwisowych. Powinny być pokrywane bezpośrednio przez właściciela nieruchomości.

Podsumowując: koszty eksploatacyjne to bardzo istotny element umowy najmu. Brak precyzji w ustaleniu za co, i ile płaci najemca może mieć w przyszłości poważne konsekwencje. Dlatego należy wnikliwie czytać i analizować umowę, a wszelkie wątpliwości wyjaśniać i doprecyzowywać jeszcze przed jej podpisaniem.