Wiedzą dzieli się Colliers International

Remont biura – jak to zrobić w trzy miesiące.

Jak wyglądał remont warszawskiego biura Colliers

W lipcu 2014 ruszyliśmy z remontem biura, w którym pracuje ponad 200 osób. Remont tak dużej powierzchni udało nam się przeprowadzić w niespełna trzy miesiące – jak to możliwe?

Po pierwsze: projekt budowalny

Przy dużym remoncie warto zatrudnić profesjonalnego project managera, który będzie koordynował proces budowlany Projekt budowlany oraz cały proces był przygotowany wiele miesięcy wcześniej. Dla biura tej wielkości, rok przed rozpoczęciem remontu należy przystąpić do stworzenia koncepcji, spaceplanu, budżetu projektu i dokumentacji urzędowej (pozwolenie na budowę lub zgłoszenie prac budowlanych w zależności od zakresu remontu oraz decyzji urzędu). Na kilka miesięcy wcześniej należy rozpocząć wybór generalnego wykonawcy oraz innych dostawców. Przy dużych zmianach, najlepiej zatrudnić profesjonalnego project managera, który będzie koordynował proces budowlany i wszystkich wykonawców.

Po drugie: powierzchnia tymczasowa

Idealnym rozwiązaniem jest sytuacja, gdy przenosimy biuro do nowej lokalizacji i nowa powierzchnia jest przygotowana wcześniej, a my jedynie przeprowadzamy firmę do nowego miejsca. Colliers pozostał w tej samej lokalizacji, stając przed wyzwaniem przeprowadzenia remontu biura, w którym na co dzień funkcjonuje. Firma zaplanowała remont na okres wakacji, w którym aktywność biznesowa jest mniejsza, a duża część pracowników przebywa na urlopach. Wynajęto mniejsze biuro tymczasowe, do którego została przeniesiona większość pracowników. W siedzibie Colliers zostały jedynie recepcja i sale konferencyjne, niezbędne do spotkań z klientami oraz garść pracowników, odbywających najczęściej spotkania w biurze. Takie rozwiązanie wymagało bardzo dobrej logistyki: stworzenia w obydwóch biurach tymczasowego zaplecza kuchennego i xero, codziennej wymiany informacji, przesyłek kurierskich, poczty, dokumentów wewnętrznych. Obydwa biura trzeba było również połączyć ze sobą pod względem infrastruktury IT.

Po trzecie: przeprowadzki

Jedną z największych trudności tego projektu były przeprowadzki. Sam proces przygotowania całej firmy i pracowników do przenosin musi być bardzo precyzyjnie opracowany. Harmonogram przeprowadzek, pakowanie, a następnie przewożenie mebli i sprzętu oraz podłączenie ich w nowym miejscu – każdy z tych elementów musi być starannie przemyślany, aby jak najmniej zakłócić codzienną pracę i funkcjonowanie firmy. Do tego dochodzi stres i rozdrażnienie pracowników, którzy oprócz bieżących obowiązków, muszą przygotować się do przeprowadzki, a następnie dostosować do nowych warunków. Kluczem do sukcesu na tym etapie, jest bardzo dobra komunikacja wewnętrzna i bieżące informowanie pracowników, aby nie czuli się zagubieni i zdezorientowani.

Po czwarte: zalety „flexible workplace”

Bardzo dużym ułatwieniem w procesie przeprowadzek i pracy w biurach tymczasowych, były rozwiązania IT z zakresu „flexible workplace”, a dokładnie przejście na wifi, wprowadzenie laptopów zamiast komputerów stacjonarnych,

rezygnacja z telefonów stacjonarnych i przekierowanie numerów stacjonarnych na telefony komórkowe pracowników. Rozwiązania te sprawiły, że dział IT mógł znacznie szybciej implementować stanowiska w nowych miejscach, a pracownicy mogli w łatwy sposób pracować z jednego lub drugiego biura (w zależności od potrzeby) lub z domu (w czasie wakacji to czysta przyjemność). Wtedy po raz pierwszy odczuliśmy zalety „flexible workplace”

Po piąte: komunikacja wewnętrzna

Ostatnim ważnym aspektem, który stanowi kluczowy czynnik sukcesu w tym projekcie, to komunikacja wewnętrzna. Ponieważ pracownicy byli bardzo zestresowani zmianami jakie miały nastąpić, na bieżąco informowaliśmy o wszystkich planowanych działaniach w zakresie: projektowania nowego biura, przygotowania do przeprowadzek oraz remontu biura. Poza komunikacją mailową, w każdym w biur były rozwieszone plany obydwóch biur tymczasowych, aby każdy z łatwością mógł trafić tam, gdzie potrzebował. Postępy z budowy pokazywaliśmy w formie krótkim filmików video, co cieszyło się bardzo dużym zainteresowaniem.