Wiedzą dzieli się Colliers International

Salek spotkań nigdy za wiele?.

Problem z dostępnością sal spotkań w firmach może wynikać z kilku czynników.

Gdyby zapytać pracowników firmy, jakich przestrzeni brakuje im w obecnym biurze, jedną z najczęściej wymienianych odpowiedzi byłaby większa liczba sal spotkań. Prowadząc badania, często słyszymy, że są one wiecznie niedostępne, a spotkania z osobami z zewnątrz trzeba odbywać niekiedy w miejscach takich, jak firmowa kuchnia. Czy jedynym rozwiązaniem tego problemu jest zwiększenie ilości powierzchni dedykowanej spotkaniom? Dlaczego mamy wrażenie, że salek jest ciągle za mało?

Spotkania kiedyś a dziś

Na przestrzeni ostatnich lat zmienił się styl naszej pracy w biurach – coraz częściej spotykamy się spontanicznie, projektowo, organizujemy zespołowe burze mózgów. Idealną sytuacją byłoby gdybyśmy od ręki i bez zbędnych formalności znajdowali miejsce na takie spotkanie.  Niestety, aranżacja większości biur nie nadąża za tymi zmianami. Bardzo często obserwujemy w nich źle dopasowaną do stylu pracy paletę Gros spotkań stanowią rozmowy od dwóch do czterech osób.salek, np. zbyt wielkie pomieszczenia na kilkanaście osób, które świecą pustkami lub są używane bardzo sporadycznie. Wynika to z faktu, że gros spotkań stanowią rozmowy od dwóch do czterech osób – są one najbardziej efektywne i łatwe do zorganizowania. Potwierdzają to rezultaty obserwacji, które przeprowadziliśmy w biurach firm z różnych branż – spotkania do czterech osób stanowią zwykle 95% wszystkich spotkań rejestrowanych podczas badania. W biurach brakuje również nieformalnych przestrzeni spotkań, gdzie w luźniejszej atmosferze można porozmawiać o bieżących sprawach – z wygodnymi kanapami, bez potrzeby zasiadania za stołem w sali konferencyjnej.

Rezerwacje a rzeczywistość

W naszych badaniach weryfikujemy również zbieżność systemu rezerwacji z faktycznym użytkowaniem danej sali spotkań. W większości firm dużym problemem okazują się rezerwacje bez pokrycia, kiedy kalendarz zajętości sal pęka w szwach, a pomieszczenia przez większość czasu stoją puste. Dzieje się tak, ponieważ mało osób pamięta o odwoływaniu spotkań w systemie, zwłaszcza spotkań cyklicznych, które nie zawsze dochodzą do skutku. Ponadto firmy stosują różne programy, których działanie niekiedy nie jest do końca jasne dla wszystkich pracowników, przez co Mało osób pamięta o odwoływaniu spotkań w systemie, zwłaszcza spotkań cyklicznych.system nie jest używany prawidłowo i nie spełnia swojego zadania.

W biurze Colliers do istniejącego systemu dodaliśmy możliwość rezerwacji ad hoc – pracownicy w momencie wejścia do salki mogą ją zarezerwować na tablecie. Dodatkowo, jeśli osoba, która wcześniej zamówiła daną salkę nie pojawi się w niej 5 minut przed lub 10 minut od momentu rozpoczęcia spotkania staje się ona ponownie dostępna w systemie, aby mogli skorzystać z niej inni chętni pracownicy. Zmiany w systemie okazały się strzałem w dziesiątkę, a po kilku miesiącach rezerwacje ad hoc stanowiły już 80% wszystkich rezerwacji w systemie.

Ładne, ale czy wygodne?

Projektanci wnętrz biurowych prześcigają się w pomysłach na wyposażenie salek – są one przecież pomieszczeniami, które oddają kulturę firmy i czynią prace bardziej efektywną i przyjemniejszą. Po pewnym czasie warto sprawdzić, które z pomieszczeń są używane częściej, a które nie cieszą się tak duża popularnością. Modny stolik może bowiem okazać się zbyt niski do pracy, kolorowe krzesła niewygodne, a zbyt jaskrawy odcień ścian może skutecznie rozpraszać pracowników. Salki będą częściej używane, jeśli zadbamy o ich właściwe doświetlenie, a także o montaż niezbędnego sprzętu i wyposażenia z wygodnym i szybkim systemem podłączeń.

Przepraszam, zajęte

Aby system rezerwacji działał sprawnie, nie możemy zapomnieć o najważniejszym elemencie – użytkownikach. Przy okazji nowej aranżacji biura najłatwiej wprowadzić czytelne zasady korzystania z sal spotkań, tj. każdorazowe odwoływanie rezerwacji, przedłużanie jej na bieżąco, wybieranie pomieszczenia adekwatnego do liczby osób biorących udział w spotkaniu czy też pozostawianie porządku po zakończeniu spotkania, aby była od razu dostępna dla innych, chętnych pracowników.

Problem z dostępnością sal może nie wynikać z niewystarczającej ilości metrów kwadratowych. Na zmiany w biurze należy patrzeć szerzej, biorąc pod uwagę kilka różnych czynników takich, jak wielkość sal, system rezerwacji czy funkcjonalny design oraz kulturę korzystania z pomieszczeń. Dopiero szerokie, kompleksowe spojrzenie sprawi, że pracownicy zawsze bez trudu odnajdą w biurze miejsce na rozmowę z klientem czy też spontaniczne spotkanie zespołu.