Wiedzą dzieli się Colliers International

Usterka, usterka….

Co się najczęściej psuje w biurach i kto odpowiada za naprawę?

Najwięcej zgłoszeń usterkowych w budynkach biurowych dotyczy działania instalacji klimatyzacji. Ich wysyp następuje w okresach przejściowych, kiedy system nie dostosowuje się błyskawicznie do dużych zmian temperatur. Pieczę nad systemem wentylacji i klimatyzacji w budynkach sprawuje zarządca, więc jego obowiązkiem jest reagowanie na takie zgłoszenia. Dzięki systemom BMS mamy możliwość podglądu pracy każdego klimakonwektora na powierzchni najmu i szybkiej – nawet zdalnej ingerencji. Niestety często na dużych otwartych powierzchniach open space zgłoszenia dotyczące komfortu temperaturowego napływające od pracowników są bardzo rozbieżne i subiektywne. Osoby siedzące bezpośrednio pod nawiewnikami skarżą się zbyt niskie temperatury, a osoby pracujące na powierzchni obsługiwanej przez tę samąNajwięcej zgłoszeń usterkowych w budynkach biurowych dotyczy działania instalacji klimatyzacji. grupę klimakonwektorów, lecz w innej części biura zgłaszają zbyt wysoką temperaturę. Wówczas mamy problem z zapewnieniem wszystkim komfortu, bo całą powierzchnię obsługuje jeden sterownik i nie ma możliwości zmiany parametrów powietrza każdego urządzenia z osobna. Czasami w takiej sytuacji pomaga przesadzenie pracowników, ale niekiedy konieczna jest przebudowa instalacji i zmiana sterowania. Dlatego bardzo istotny jest układ miejsc pracy na powierzchniach open space i unikanie lokowania pracowników bezpośrednio przy nawiewnikach.

Do zadań zarządcy należy także rozwiązywanie problemów powstałych w wyniku zalaniami z instalacji klimatyzacji. Najczęstszą przyczyną jest rozszczelnienie instalacji wody lodowej lub awaria pompki skroplin. Niestety nie jesteśmy w stanie przewidzieć takich awarii, a skutki ich wystąpienia bywają kłopotliwe i kosztowne. Zarządca ma za zadanie usunąć przyczynę awarii i naprawić urządzenie, ale także usunąć szkodę powstałą w efekcie takiego zalania. Zazwyczaj w takiej sytuacji uruchamiane jest ubezpieczenie budynku lub najemca zgłasza szkodę swojemu ubezpieczycielowi, który występuje z regresem do sprawcy szkody.

Na koszt najemcy

Zdarzają się także usterki związane z niedrożnością kanalizacji sanitarnej, które najemca zgłasza zarządcy. Często okazuje się, że przyczyną takiej niedrożności jest niewłaściwa eksploatacja. Wówczas koszt udrożnienia ponosi najemca.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku awarii zmywarek w aneksach kuchennych. Zazwyczaj przyczyną problemów jest nieprawidłowe użytkowanie urządzeń, a koszt naprawy lub wymiany sprzętu leży po stronie najemcy.

Z reguły zarządca odpowiada za zabezpieczenie powierzchni najmu, dlatego wszelkie usterki systemu kontroli dostępu trafiają właśnie do niego. Jego zadaniem jest zapewnienie sprawnego działanie drzwi wejściowych na powierzchnię najmu (samozamykacze, elektrozaczepy, zamki, klamki). Wyjątkiem są sytuacje, gdy mamy do czynienia z dewastacją i nieprawidłowym użytkowaniem urządzeń – wówczas koszt naprawy ponosi najemca.

Po godzinach

Aby ułatwić najemcom dokonywanie niezbędnych napraw obsługa techniczna budynku często proponuje dodatkowe usługi tzw. „złotej rączki”( handyman service). Obsługa techniczna budynku często proponuje dodatkowe usługi tzw. „złotej rączki”.Najemcy mogą bezpośrednio zlecać technikom budynkowym dodatkowe naprawy na powierzchni najmu, które realizowane są poza godzinami pracy zarządcy. Stawki za roboczogodzinę technika określone są w instrukcji dla najemców. Najczęściej są to drobne naprawy: wymiana źródeł światła, naprawa uszkodzonej klamki czy spłuczki, ale także skręcanie mebli, drobne prace malarskie. Takie rozwiązanie jest bezpieczne i bardzo wygodne dla najemców.

Podział obowiązków

Kwestię odpowiedzialności za naprawy w budynkach biurowych regulują umowy najmu. Dlatego szczegółowo określony w umowie zakres odpowiedzialności wynajmującego i najemcy jest bardzo istotny i pomocny w pracy zarządcy. Wynajmujący jest odpowiedzialny za utrzymywanie w dobrym stanie technicznym dachu, ścian zewnętrznych i innych elementów konstrukcyjnych oraz instalacji budynku. W przypadku awarii lub uszkodzenia wyżej wymienionych elementów w wyniku działania lub zaniechania ze strony najemcy, jego przedstawicieli lub pracowników, najemca obowiązany jest do pokrycia kosztów i wydatków związanych z koniecznymi naprawami. Najemca zobowiązany jest zapewnić zarządcy dostęp do pomieszczeń w celu przeprowadzenia wszelkich prac konserwacyjnych i napraw. Zazwyczaj za systemy i instalacje budynkowe odpowiada wynajmujący. Zdarza się, że aranżację powierzchni najmu przeprowadza najemca i wówczas wszelkie awarie czy usterki zgłasza w ramach gwarancji swojemu wykonawcy, na warunkach określonych w umowie wykonawczej. Ale taka sytuacja zdarza się znacznie rzadziej. W okresie gwarancyjnym (zazwyczaj 36 miesięcy od przejęcia powierzchni najmu) wszelkie usterki zgłaszane są generalnemu wykonawcy i naprawiane na jego koszt.

Jeżeli w umowie najmu brakuje konkretnych zapisów dotyczących odpowiedzialności za naprawy, korzystamy z regulacji określonych w Kodeksie Cywilnym. Zgodnie z artykułem 681 do drobnych nakładów, które obciążają najemcę lokalu, należą w szczególności: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody. Najemca ma obowiązek dokonywania napraw niezbędnych do zachowania przedmiotu najmu w stanie niepogorszonym.

Zdarzają się sytuacje sporne, kiedy trudno jest jednoznacznie określić, kto ponosi odpowiedzialność za naprawę. Takie problemy należy, w miarę możliwości, rozwiązać polubownie, aby zapewnić komfort pracy najemcom.

Regularne prace konserwacyjne i przeglądy instalacji oraz urządzeń pozwalają znacznie ograniczyć możliwość wystąpienia awarii. Nie gwarantują natomiast wyeliminowania  usterek w ogóle, dlatego naprawy to codzienność każdego zarządcy.