Wiedzą dzieli się Colliers International

Wydarzenia pod kontrolą.

Zarządzając centrum konferencyjnym, trzeba zadbać o wiele szczegółów, aby wszystko działało jak w zegarku

Centrum konferencyjne w kompleksie biurowym jest obecnie na rynku nieruchomości biurowych wartością dodaną dla najemców. Firmy chętnie zmniejszają zajmowaną powierzchnię, redukując miesięczne koszty najmu, jeśli w tym samym budynku lub w jego pobliżu mogą skorzystać z oferty centrum konferencyjnego. Jednak, aby obiekt przyciągał klientów, nie wystarczy dobra lokalizacja, ale serwis na najwyższym poziomie. Dbanie o poziom usług leży w kompetencjach zarządy centrum konferencyjnego, którego lista obowiązków jest długa.

System rezerwacji

Elektroniczny system rezerwacji jest istotnym narzędziem do wygodnego korzystania z zasobów centrum konferencyjnego. Musi on być elastyczny, łatwy w obsłudze, intuicyjny i logiczny, aby klient szybko mógł sprawdzić czy sala, której potrzebuje jest w danym terminie wolna i ją zarezerwować. Warto zadbać, aby już w systemie rezerwacji znalazły się podstawowe informacje dotyczące cateringu, możliwości rozstawienia stołów, zainstalowania w salach sprzętu (rzutnik, ekran czy tablica) czy też tego, którędy będą wpuszczani goście, jeśli w centrum znajduje się kilka wejść.

Zawieranie umów najmu

Elementem znacznie usprawniającym pracę zarządcy centrum konferencyjnego jest posiadanie krótkiego i przejrzystego dla obu stron wzoru umowy najmu sali konferencyjnej, zawierającego również regulamin korzystania z obiektu. Pozwala to na szybsze załatwienie niezbędnych formalności, ale określa także możliwości i zobowiązania obu stron. Zarządca po zmianie w dokumencie warunków finansowych i ustaleniu kwestii technicznych (ilości osób, ustawienia stołów, dodatkowych kosztów związanych z cateringiem) może taką umowę w krótkim czasie przesłać do klienta i domknąć cały proces rezerwacji.

Stały dostawca usług

Ważne, aby zarządca centrum konferencyjnego na stałe współpracował z kilkoma wybranymi firmami w zakresie cateringu oraz sprawdzonymi firmami, zapewnianiającymi obsługę techniczną podczas eventów czy usługi sprzątania po wydarzeniach. W przypadku dwóch ostatnich usług zazwyczaj podpisywane są kontrakty firmami, które na co dzień obsługują budynki w wymienionych zakresach. Firmy te powinny być dostępne przy każdym wydarzeniu zgłaszanym przez zarządcę.

W przypadku cateringu zarządca współpracuje zwykle z 2-3 firmami, co daje najemcy wybór i możliwość dopasowania do własnych potrzeb. Ponadto minimalizowane jest ryzyko, że coś nie zostanie dostarczone na czas. Obowiązkiem zarządcy jest wynegocjowanie najlepszych cen oraz podpisanie umów ze wszystkimi podwykonawcami.

W gestii zarządcy  leży także dbałość o zaopatrzenie centrum w podstawowe artykuły spożywcze i biurowe wszystko to, co jest niezbędne do jego funkcjonowania.

Działania marketingowe

Na liście obowiązków zarządcy znajdują się także wszelkie działania mające na celu promocję centrum konferencyjnego, nie tylko wśród najemców budynku, w którym się znajduje, ale także wśród firm zajmujących sąsiednie obiekty. W tym celu należy stworzyć odpowiednią strategię marketingową i skrupulatnie wdrażać ją w życie. Przygotowanie właściwej oferty zarówno pod względem merytorycznym, jak i marketingowym jest bardzo istotnym elementem w sukcesie komercyjnym centrum konferencyjnego.

Wszystkie wyżej elementy stanowią podstawę sprawnego funkcjonowania centrum konferencyjnego, które wpływają na zadowolenie klientów. Dopełnieniem tego jest tworzenie dobrej atmosfery, klimatu miejsca, w którym chce się przebywać.

Więcej tekstów Agnieszki Krzekotowskiej »