Wiedzą dzieli się Colliers International

Wydatki pod kontrolą.

Dobrze zaplanowany budżet to klucz do finansowego sukcesu nieruchomości

Dla najemców wysokość opłat eksploatacyjnych jest równie istotna jak poziom czynszu, gdyż jest to składowa kosztów najmu. Dlatego też właścicielom nieruchomości zależy na tym, aby opłaty eksploatacyjne ponoszone przez najemców były precyzyjnie skalkulowane. Wymusza to także bardziej drobiazgowe kontrole wydatków związanych z nieruchomością i budżetów planowanych przez zarządców.

Dobry plan

Podstawą kontroli wydatków związanych z daną nieruchomością jest przede wszystkim dobrze przygotowany budżet – zarówno ten dotyczący kosztów operacyjnych, związanych z bieżącym utrzymaniem budynku, jak i inwestycyjny. Z punktu widzenia najemców istotniejsze są te pierwsze i to do nich przywiązywana jest dziś szczególna waga.

Budżety operacyjne są przygotowywane bardzo precyzyjnie, nie są one jedynie estymacjami, ale powstają w oparciu o rzeczywiste kontrakty. W tym celu, w czasie planowania budżetu weryfikuje się oferty kilku firm świadczących usługi np. ochrony, Budżety operacyjne nie są jedynie estymacjami, ale powstają w oparciu o rzeczywiste kontrakty.sprzątania obsługi technicznej itp. Doświadczony zarządca przeprowadza analizę co dana firma robi, w jakim zakresie, jakie są koszty i jakość świadczonych usług. Dodatkowo, znając budynek, można dokładniej określić jego potrzeby (np. zużycie mediów), a tym samym oszacować koszty. Za każdym razem budżet przygotowany przez zarządcę, jest akceptowany przez właściciela budynku. Już podczas jego tworzenia właściciele obiektów pilnują, aby przyszłe koszty ponoszone przez najemców, a co za tym idzie, wysokość opłat eksploatacyjnych były jak najniższe, a przy tym świadczone usługi były na jak najwyższym poziomie.

Pod lupą

Kolejnym etapem kontroli jest weryfikacja wydatków kontra budżet. Dobrą praktyką jest dokonywanie tego co miesiąc i raportowanie do właściciela. Co miesiąc pobierane są także zaliczki opłat eksploatacyjnych, a rozliczane są zazwyczaj w cyklu rocznym. Coraz częściej jednak, właśnie ze względów kontrolnych, właściciele co miesiąc otrzymują estymacje tych rozliczeń . Jeżeli podane stawki są zgodnie z budżetem, to w rocznym rozliczeniu ewentualne różnice nie powinny być duże.

Ważnym elementem kontroli są również pojawiające się od kilku lat audyty procesów i procedur. Przeprowadzane są one na życzenie właściciela. Mogą być zarówno zlecone firmie zewnętrznej lub przeprowadzone przez reprezentantów spółki właścicielskiej. W umowach najmu często znajdują się też zapisy, które gwarantują prawo przeprowadzenia audytu również najemcom, z czego zaczynają oni coraz częściej korzystać. Taki proces weryfikacji przeprowadzany jest przez pracownika danej spółki lub zostaje zlecony firmie zewnętrznej. Dodatkowo dzięki automatyzacji i przechowywaniu całej dokumentacji budynku (faktur wystawionych dla najemców, faktur kosztowych, umów najmu, wszelkich protokołów i rozliczeń) w jednej bazie danych, sprawowanie kontroli nad finansami jest obecnie dużo łatwiejsze.

Warto jednak pamiętać, że dziś kontrola kosztów, to nie tylko fizyczne sprawdzenie liczb, ale także analiza jakości świadczonych usług na rzecz nieruchomości.