Wiedzą dzieli się Colliers International

Zaplanuj Activity Based Working.

Każda zmiana w biurze wymaga dokładnego planowania

Powierzchnia biurowa od kilku lat ulega intensywnym przemianom. Jednym z najwidoczniejszych trendów w ostatnim czasie jest projektowanie biur wg modelu activity based working. Na samym początku warto podkreślić, że to nie tylko sposób zagospodarowania przestrzeni, ale przede wszystkim pewien styl pracy. Polega on między innymi na stworzeniu w biurze różnych stref, które mogą być wykorzystywane przez pracowników w zależności od tego, jak w danym momencie pracują – czy rozmawiają przez telefon, czy potrzebują cichego miejsca, żeby móc się skoncentrować, a może przestrzeni do swobodnej wymiany zdań z innymi osobami.

Skrojone na miarę

W Colliers International widzimy coraz większe zapotrzebowanie na usługi tworzenia środowiska pracy. Wiele firm zgłasza się do naszych ekspertów po pomoc w przeprowadzeniu zmian w ich biurach.

Nie ma jednego, dobrego dla wszystkich wzoru idealnie zaprojektowanego biura. Dlatego zanim firma zdecyduje się na przeprowadzenie zmian, warto poświęcić czas na dokładną analizę tego, jak pracują poszczególne działy i osoby. Bardzo ważne jest, Zanim firma zdecyduje się na zmiany, warto przeprowadzić dokładną analizę tego, jak pracują poszczególne działyżeby dobrze wykorzystać i dopasować przestrzeń, którą dysponujemy do potrzeb danej organizacji. Często w trakcie wdrażania modelu pracy activity based working zmianie ulega również sama organizacja  pracy. Wprowadza się między innymi elastyczne godziny pracy bądź możliwość pracy zdalnej – raz na jakiś czas lub regularnie, np. w określone dni tygodnia. Wg „Raportu Płac 2018” opublikowanego przez Hays pracownicy na 2. miejscu wskazują pracę elastyczną jako ważny  pozapłacowy benefit, tuż po rozszerzonej opiece medycznej. Decydując się jednak na takie rozwiązanie, należy pamiętać o wzywaniach, jakie niesie ono ze sobą z punktu widzenia instytucji – kadry zarządzającej i menadżerskiej. Jednym z nich jest zarządzanie zespołem rozproszonym.

Pod kontrolą

W zarządzaniu zespołem rozproszonym istotnych jest kilka elementów. Przede wszystkim umiejętna koordynacja działań oraz przekazywanie zadań pracownikom przy jednoczesnym zostawianiu im swobody wyboru najbardziej optymalnego sposobu pracy oraz formy wykonania zadania. Równie istotne jest zwiększanie efektywności działania poprzez właściwe wykorzystanie kompetencji członków zespołu. Poza tym liczy się komunikacja – do realizacji zadań zespołowych pracownicy potrzebują jasnych i zrozumiałych komunikatów podawanych w odpowiedniej  formie i w odpowiednim czasie.  Ważne jest bycie cierpliwym, wysłuchiwanie drugiej strony, ale także przekazywanie spójnych informacji różnym osobom z zespołu.

Równie istotna jest umiejętność budowania zespołu – dbanie o jego integrację, budowanie poczucia solidarności, dbanie o wspólność celów, a także umiejętność tworzenia relacji nie tylko na poziomie służbowym.

Ten model pracy ma niepodważalne zalety. Pracownicy stają się bardziej zaangażowani, kiedy widzą, że mają większy wpływ na swoją pracę, czują się bardziej odpowiedzialni i samodzielni.

Zaplanowana zmiana 

Wprowadzając jakąkolwiek z form activity based working, należy odpowiednio przygotować na nią pracowników. Trzeba ich zaangażować w cały proces i pozwolić im na wyrażenie własnego zdania na temat planowanych zmian. Należy też pamiętać, że zawsze znajdzie się grupa osób niezadowolonych. Pojawią się też osoby, które jako jedne z pierwszych zaakceptują nowe i będą aktywnie promować wprowadzane zmiany. Podstawą do osiągnięcia sukcesu jest włączenie pracowników w cały proces poprzez informowanie za pomocą różnych form komunikacji i angażowanie ich w proces. Trzeba wytłumaczyć pracownikom co zyskają, ale także to, z jakimi niedogodnościami będzie się to wiązać.

Firmy, które chcą być innowacyjne muszą dać sobie przyzwolenie na popełnianie błędów i ich naprawianie. Odnosi się to także do wprowadzania zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie, których wielu zarządzających wciąż się obawia.

Więcej o aranżacji przestrzeni biurowej w kategorii Workplace Innovation»