Wiedzą dzieli się Colliers International

Zarządzanie biurowcem na 5+.

Co, poza miejscem pracy, może zaoferować najemcom budynek biurowy?

W zarządzaniu nieruchomościami nie jest dziś sztuką skupiać się wyłącznie na standardowej, choć niezwykle ważnej obsłudze. Sztuką jest zarządzać obiektem tak, aby najemcy odczuli wartość dodaną, która spowoduje, że nie zechcą szybko zmienić adresu.

Zarządzenie biurowcem to złożony proces, wymagający koordynacji wielu elementów i sprawnej organizacji. Im mniej ten proces jest widoczny dla otoczenia, tym bardziej profesjonalny – szczególnie w kwestiach obsługi technicznej. Standardem w zarządzaniu jest zapewnienie komfortu i bezpieczeństwa wszystkim użytkownikom obiektu poprzez świadczenie wysokiej jakości obsługi przy najbardziej korzystnym poziomie i strukturze kosztów operacyjnych nieruchomości.

Jednak do standardowego i choćby najbardziej profesjonalnego zarządzania biurowcem warto dołożyć coś ekstra. Stworzyć wartość dodaną, która sprawi, że najemcy będą ciepło myśleć o miejscu, które wybrali i nie będą chcieli go opuścić. Taki efekt można uzyskać na kilka sposobów.

Po właścicielsku

W pracy spędzamy większą część dnia, dlatego dobrze jest, aby samo miejsce pracy jak i jego otoczenie były jak najbardziej przyjazne dla użytkowników. Takie warunki właściciel budynku może zapewnić organizując np. cykliczne wydarzenia z nagrodami dla najemców. Możliwości jest wiele, choćby celebrowanie różnych nietypowych świąt, jak np. coraz bardziej popularny Dzień Ziemi. Ale kalendarz pełen jest okazji. Może to być np. dzień drzemki w pracy. Zorganizowaliśmy taki w biurowcu Mokotów Nova, gdzie hostessy w piżamach i kapciach rozdawały pracownikom i gościom eleganckie opaski do spania z wyszytym logiem budynku. Innym razem w tym samym budynku świętowaliśmy dzień czekolady, ustawiając fontanny czekolady ze świeżymi owocami, z których każdy mógł sobie zrobić czekoladowe fondue. Oprócz słodkiej atrakcji, tego dnia zorganizowaliśmy konkurs dla najemców na najlepsze zdjęcie z tej akcji. Jego zwycięzca otrzymał voucher na ekskluzywny masaż czekoladowy.

Działania tego typu wymagają organizacji i budżetu na realizację, ale warto podkreślić, że tego typu inwestycję opłacają się. Ich efekty widać przy przedłużaniu umów najmu. W biurowcu, gdzie celebrowane były powyższe święta, żaden najemca nie zdecydował się na wyprowadzkę – wszyscy przedłużają swoje umowy.

Sposób zarządcy

Niestandardowe zarządzenie z wykorzystaniem eventów nie zawsze wymaga nakładów finansowych ze strony właściciela. Wiele zależy od kreatywności zarządców. Jednym z pomysłów, który wypróbowaliśmy był kiermasz przedświąteczny. Zaprosiliśmy m.in. firmę Blikle i urządziliśmy w recepcji budynków kiermasz, na którym można było zakupić świąteczne produkty, a także zrobić zamówienie z dostawą do domu. To była bardzo udana akcja. Podobnie jak letnie akcje z leżakami. Zarządca jednego z obiektów zorganizował w słoneczny dzień leżaki wokół fontanny na patio. Zaprosił też do akcji miejscową kawiarnię, która serwowała darmową kawę i lemoniadę. To była świetna okazja do zrelaksowania się poza biurem i zintegrowania w gronie najemców, korzystających z walorów otoczenia.

Sposób najemcy

Nierzadko sami najemcy, zachęceni przez właściciela i zarządcę, wychodzą z inicjatywą. Mam kilka takich przykładów z zarządzanych przeze mnie budynków. Pierwszy to cykliczne akcje zbiórki krwi i rejestracja dawców szpiku, organizowane wraz z firmą z branży medycznej. Inny przykład to sklep sportowy, który organizuje eventy biegowe. Na jednym z takich wydarzeń profesjonalny trener instruował początkujących biegaczy. Inna akcja polegała na zorganizowaniu wspólnie z najemcą – firmą z branży kosmetycznej, dnia urody, podczas którego najemcy mieli okazję skorzystania z masażu twarzy, badania skóry oraz wypróbowania kosmetyków tejże firmy. Zdarzają się też wyprzedaże charytatywne produktów organizowane przez najemców. To tylko wybrane akcje – wachlarz możliwości jest ogromny.

Budując wartość zarządzanych nieruchomości przyczyniamy się do budowania lojalności najemców. Cieszy to właścicieli obiektów oraz zarządców, dla których usatysfakcjonowani najemcy to wartość nadrzędna, ale też sami najemcy czują się zadbani i zadowoleni, że budynek aktywnie włącza się w działania mające na celu uatrakcyjnienie im czasu spędzonego w nieruchomości.