Wiedzą dzieli się Colliers International

Zmiany dobrze sprzedane.

Jak office manager może przekonać pracowników do wprowadzanych zmian i budować z nimi dobre relacje?

Wprowadzanie zmian w biurze nigdy nie jest łatwe, szczególnie dla office managera, który jest pierwszym odbiorcą fali niezadowolenia i oporu wśród pracowników. Jak może i powinien sobie układać relacje ze współpracownikami, aby te procesy były prostsze i przyjemniejsze?

Klienci czy petenci?

Pytanie, które musi sobie postawić każdy office manager to: czy pracownicy, którzy na Komunikacja to podstawowy czynnik pozytywnych relacji między pracownikami a office managerem.co dzień zgłaszają się do niego z większymi lub mniejszymi problemami, propozycjami zmian i ulepszeń w funkcjonowaniu biura, są dla niego klientami czy petentami? Odpowiedź zdeterminuje jego postawę, sposób podejścia do problemów zgłaszanych przez pracowników i wzajemne relacje między nimi. Ponadto, odpowiedź na to pytanie często pokazuje, czy w danej firmie administracja jest dla pracowników czy pracownicy dla administracji.

Klucz do sukcesu

Na relacje między office managerem a pracownikami wpływa kilka istotnych czynników. Jednym z najbardziej kluczowych jest odpowiednia komunikacja. Wiadomo, że każda organizacja ma swoje ograniczenia. Z jednej strony daje coś pracownikom, a z drugiej wprowadza pewne zasady, procedury i wymaga dostosowania się. I to office manager często stoi w niewdzięcznej roli egzekwowania wszystkich panujących zasad. Dlatego jego rola bardzo często zmienia się z pozycji kolegi – przyjaciela w rolę policjanta.

Oczywiście żadna firma nie jest w stanie spełnić wszystkich marzeń pracowników, ale zawsze powinni oni zostać wysłuchani. Odrzucenie pomysłu lub sugestii pracowników powinno być uzasadnione i dawać poczucie, że każde zdanie się liczy i jest rozważane.

Administracja powinna też podchodzić do proponowanych czy narzucanych

pracownikom zmian, jak marketingowiec do reklamy czy sprzedaży produktu. Zmiany powinny być „ładnie opakowane”, informacje o nich mogą być przekazywane w formie atrakcyjnych ulotek, broszur czy krótkich filmów. Trzeba pamiętać, że nikt nie lubi zmian, nawet jeśli są to zmiany na lepsze, w myśl zasady, że wszystko co nieznane budzi lęk i obawy. Dlatego do każdej zmiany trzeba pracowników odpowiednio przygotować. W atrakcyjnej formie i z odpowiednim wyprzedzeniem poinformować co się będzie działo, kiedy i dlaczego. Warto zadbać o pozytywną atmosferę wokół każdego takiego wydarzenia oraz stosować drobne zachęty i nagrody.

Colliers mówi: sprawdzam!

To nie tylko wiedza i profesjonalizm office managera powodują, że jego praca będzie dobrze odbierana, ale przede wszystkim proaktywna postawa, przyjazne nastawienie do ludzi, otwartość.  W tym roku w Colliers po raz pierwszy zostały przeprowadzone badania satysfakcji klientów wewnętrznych. Ocenie zostały poddane wszystkie działy wsparcia. Otrzymaliśmy wiele pozytywnych komentarzy na temat naszej pracy. Co pokazuje, że pracownicy dostrzegają pozytywne skutki działań administracji. Najwięcej osób jako najważniejsze elementy wskazywało uśmiech i chęć pomocy, czyli nawet nie pozytywne rozstrzygnięcie, na ich korzyść, ale samo podejście i dobre chęci.